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Kieler Personal- und Organisationsamt sucht frische Köpfe
         
            <p>Kiel macht sich auf den Weg. Die Landes­hauptstadt Schleswig-Holsteins sucht Menschen mit Herzblut, Ideen und Expertise. Wir gehören zu den größten Arbeit­geberinnen und Ausbildungs­betrieben im Norden. Derzeit sind mehr als 6.000 Mitarbei­ter*innen in 27 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Betrieben bei uns beschäftigt. Bei uns arbeiten Sie flexibel und familien­freundlich an spannenden Projekten – gern auch in Teilzeit oder mobil. Wir setzen auf engagierte Führungs­kräfte­förderung, auf ein umfang­reiches Gesundheits­programm, eine stadteigene Kita für Beschäftigte und ein umfassendes Fortbildungs­programm für die persönliche Entwicklung. Wir sichern Sie ab: Zusätzliche Altersvorsorge, Förderung für Pendler*innen und eine Notfall­betreuung für Ihre Jüngsten in Randzeiten und bei Gremien­sitzungen sind bei uns selbstverständlich. Kiel ist eine dynamische, weltoffene und stark wachsende Großstadt: Wohnen und arbeiten Sie am Meer – und genießen Sie Kiels hohe Lebens­qualität durch die einmalige Lage an der Förde.</p>
         
            <p>Starten Sie bei uns als</p>
         <h3>
            Was zu tun ist
         </h3>
            <p>Mit der Gewinnung, Auswahl, Einstellung und Begleitung der derzeit 7.000 Beschäftigten der Kieler Stadtverwaltung hat das Personal- und Organisationsamt eine zentrale Bedeutung für die Funktionsfähigkeit der Kieler Verwaltung und damit für die Bürger*innen Kiels. Außerdem erbringt das Personal- und Organisationsamt weitere zentrale Services zur Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter*innen mit dem Ziel, die Effizienz der Verwaltung permanent zu verbessern.</p><p>Ihre zukünftigen Aufgaben:</p><ul><li><strong>Assistenz der Amtsleitung</strong>, z. B.<ul><li>Terminkoordination</li><li>Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung</li></ul></li><li><strong>Steuerungsunterstützung</strong><ul><li>Tätigkeiten zur Entscheidungsunterstützung bei der Unternehmens- und Strategieentwicklung (z. B. KPI-Tracking, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen)</li><li>Nutzung von Business-Intelligence-Tools, um Reports oder Analysen für die Amtsleitung vorzubereiten</li><li>Vor- und Nachbereitung von Führungskräfte-Meetings, inklusive Follow-up-Steuerung</li><li>Erstellung, Vorbereitung oder Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen mit PowerPoint oder Canva</li></ul></li><li><strong>Schnittstellenfunktion und interne Kommunikation</strong>, z. B.<ul><li>Förderung einer aktiven Vernetzung innerhalb der Organisation: Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Führung, Teams und Abteilungen</li><li>Gestaltung interner Kommunikationsformate (z. B. Amts-Newsletter, Townhalls, Intranet-Beiträge)</li></ul></li><li><strong>Projekte, Corporate Design &amp; Wohlfühlkultur</strong>, z. B.<ul><li>Begleitung von amtsinternen Projekten von der Amtsleitung oder aus der Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz</li><li>Monitoring von Projektfortschritt, Budget und Ressourcen</li><li>Sicherstellen eines einheitlichen Corporate Designs im gesamten Haus</li><li>Initiierung von Mitarbeiterevents, Teamtagen oder kleinen Alltagsmomenten (z. B. Geburtstagskultur, Pausenaktionen, Dankesrituale)</li></ul></li><li><strong>Spezialaufgaben</strong>, z. B.<ul><li>Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes</li><li>Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen (Infosystem der Kommunalpolitik)</li><li>Zentrale Arbeitszeiterfassung (Ansprechperson für Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung / Urlaubsansprüche / Arbeitszeitregelungen)</li></ul></li></ul>
         <h3>
            Was Sie mitbringen
         </h3>
            <ul>
	<li><strong>Ausbildung.</strong> Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen Bereich</li>
	<li><strong>oder</strong> Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste
		<br><strong>oder</strong> abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellte*n
		<br><strong>oder</strong> abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I</li>
	<li><strong>Erfahrung.</strong> Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung</li>
	<li><strong>Fachlichkeit.</strong> Kenntnisse im Bereich Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting.</li>
</ul>

<p>Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.</p>

<h2><strong>Was Sie auszeichnet</strong></h2>
	<p>Sie sind freundlich und serviceorientiert, haben Spaß an neuen Aufgaben und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Sie haben ein Organisationstalent, sind diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig.</p>

<h2><strong>Gut zu wissen</strong></h2>
	<p>Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung.</p>

         <h3>
            Was wir bieten
         </h3>
            <ul>
	<li><strong>Flexibilität.</strong> Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home-Office</li>
	<li><strong>Mobilitätsförderung.</strong> Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Job- oder Deutschlandticket</li>
	<li><strong>Betriebliche Gesundheitsförderung.</strong> Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote</li>
	<li><strong>Vielfalt.</strong> Safe-Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft</li>
	<li><strong>Sinnstiftende Aufgabe.</strong> Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler*innen</li>
</ul>

         <h3>
            Interessiert? – Wir auch.
         </h3>
            <p>Gern möchten wir Sie kennenlernen!
	<br>Neugierig auf mehr? Erhalten Sie hier schon einen ersten Eindruck unserer Amtsleitung und der Stelle: <a href="https://api.relaxx.center/r/d5cc02802a6d42ed919b95ded3421603?pid=2493373&amp;mpid=1461447&amp;prid=1085093&amp;tid=30" target="_blank"><strong>Zum Video</strong></a></p>

<p>Bei fachlichen Fragen zur Stelle steht Ihnen Hark Eitel, Tel.: +49 431 901-2230 zur Verfügung.
	<br>Bei Fragen zum Auswahlverfahren hilft Ihnen Julia Holborn, Tel.: +49 431 901-5294 weiter.</p>

<p>Wir setzen uns aktiv für die Förderung von Frauen im Beruf ein und freuen uns besonders über ihre Bewerbungen. Gleiches gilt für Menschen mit Behinderungen – wir treffen angemessene Vorkehrungen, um die volle und wirksame Teilhabe am Berufsleben gleichberechtigt sicherzustellen. Auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen verschiedenster Biographien. Ansprechpartner*innen zu diesen Themen finden Sie auf <a href="https://api.relaxx.center/r/8b0e1882fae74752ab23563a0c6a7fe1?pid=2493373&amp;mpid=1461447&amp;prid=1085093&amp;tid=30" target="_blank">www.kiel.de/grundsätze</a>.</p>

<p>Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum <strong>14. Dezember 2025</strong> die <strong>Referenznummer 00171</strong> an und fügen Sie ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse bei.</p>

         
            <p>Landeshauptstadt Kiel | Fleethörn 9 | 24103 Kiel | <a href="https://api.relaxx.center/r/05c88b57700841be9c3ffd3d67f21d2b?pid=2493373&amp;mpid=1461447&amp;prid=1085093&amp;tid=30" target="_blank"><strong>www.kiel.de</strong></a></p>

Assistent*in der Amtsleitung

Als globale Unternehmensgruppe entdecken und teilen wir Ideen, Innovationen und Geschichten, die Menschen bewegen, Perspektiven erweitern und Fortschritt ermöglichen. Mit mehr als 14.000 Mitarbeitenden weltweit treiben wir Entwicklungen in Bildung, Wissenschaft, Publishing und Journalismus voran - neugierig, verantwortungsbewusst und mit Leidenschaft für Inhalte. Zu unserer vielfältigen Gruppe gehören Springer Nature, Digital Science, DIE ZEIT, Rowohlt, S. Fischer und Macmillan Learning. Die Holtzbrinck Holding ist Partner der Unternehmen, fördert gruppenweit Innovation und Zusammenarbeit und unterstützt die nachhaltige Entwicklung der Gruppe.<h2>Profil</h2><ul> <li> Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit mehrjähriger Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Executive-Support-Rolle </li> <li> Sehr gutes Organisationsvermögen, ausgeprägte Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten </li> <li> Hohe Service- und Lösungsorientierung sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein </li> <li> Souveränes, ruhiges Auftreten und sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Unternehmenskultur </li> <li> Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift </li> <li> Sehr sichere Anwendung von MS Office / digitalen Tools und echtes Interesse an Digitalisierung und effizienter Arbeitsorganisation </li> <li> Diskretion und Professionalität sind für dich selbstverständlich </li> </ul><h2>Aufgaben</h2><ul> <li> In dieser Position unterstützt du die SVP HR der Holtzbrinck Gruppe in einem komplexen, internationalen Umfeld. Du bist weit mehr als klassische Assistenz: Du denkst mit, strukturierst voraus, priorisierst klug und sorgst dafür, dass operative und  administrative  Themen zuverlässig, diskret und effizient gesteuert werden. </li> <li> Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der  Weiterentwicklung digitaler Arbeitsweisen im HR-Bereich  sowie darauf, deiner Führungskraft den Rücken freizuhalten - organisatorisch, inhaltlich und kommunikativ. </li> <li> Executive Support &amp; Organisation </li> <li> Eigenständiges, vorausschauendes Termin-, Reise- und Meetingmanagement in einem internationalen Kontext </li> <li> Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen </li> <li> Aktive Priorisierung und Koordination von Themen, Schnittstellen und Stakeholdern </li> <li> Verlässliche Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen </li> <li> Inhaltliche und operative Unterstützung </li> <li> Schnelles Erfassen komplexer Sachverhalte und Übersetzen in klare To-dos und Strukturen </li> <li> Unterstützung bei strategischen HR- und Leadership-Themen (z. B. Executive Recruiting) </li> <li> Mitarbeit an ausgewählten HR-Projekten mit hoher Vertraulichkeit </li> <li> Digitalisierung &amp; Arbeitsorganisation </li> <li> Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen, Ablagestrukturen und digitalen Tools im HR-Bereich </li> <li> Mitdenken und Vorantreiben einer modernen, effizienten Arbeitsweise (z. B. Dokumentation, Wissensmanagement, Kollaboration) </li> <li> Sicherstellen von Transparenz, Verlässlichkeit und Qualität in der täglichen Zusammenarbeit </li> </ul><h2>Wir bieten</h2><ul> <li> Ein offenes, unterstützendes HR-Team, das dich umfassend einarbeitet </li> <li> Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Lernpotenzial </li> <li> Flexibles Arbeiten inkl. mobilem Arbeiten (bis zu 2 Tage/Woche) </li> <li> Zahlreiche Benefits (Sportangebote, Buchkontingente, Kantine, Jobrad etc.) </li> <li> Wertschätzende Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege </li> </ul><br>Bei Holtzbrinck setzen wir uns für Vielfalt und Inklusion ein und erkennen die vielen Vorteile einer diversen Belegschaft mit gleichen Chancen für alle an. Wir streben nach einem inklusiven Arbeitsumfeld, das all unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich weiterzuentwickeln. Unsere Suche nach den besten Talenten umfasst und fördert diese Werte und Prinzipien in vollem Umfang.<br><br>Blinera Kajtazi<br><br>Verlagsgruppe Georg von Holtzbrinck GmbH

Stellenanzeige aus einem Partnerportal

Executive Assistant HR / Assistenz der SVP HR (m/w/d)

Bei HUMMEL Systemhaus gestalten wir die Zukunft einer spannenden Branche - mit Innovation, Leidenschaft und einem starken Teamgeist. Werde Teil unseres Erfolgs und bringe deine Expertise in ein dynamisches Umfeld ein!<h2>Profil</h2><ul> <li> Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung </li> <li> Einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position vorzugsweise mit branchenspezifischen Kenntnissen von Vorteil </li> <li> Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel und Power Point) </li> <li> Engagierte, gewissenhafte Persönlichkeit mit Organisationstalent und ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit </li> <li> Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten </li> </ul><h2>Aufgaben</h2><ul> <li> Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten </li> <li> Organisatorische Schnittstelle zu den Abteilungen sowie administrative Teamunterstützung </li> <li> Planung und Koordination von Terminen und Sitzungen / Besprechungen </li> <li> Organisation von internen Veranstaltungen </li> <li> Erledigung der internen und externen Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden </li> <li> Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und entscheidungsrelevanten Unterlagen </li> <li> Telefonzentrale / Empfang und Betreuung von Gästen </li> <li> Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitern (z.B. Bestellung von Arbeitsschutzkleidung) </li> <li> Dokumentenablage (Papier und Digital), Datenbankverwaltung </li> </ul><h2>Wir bieten</h2><ul> <li> Unbefristeter und zukunftssicherer Arbeitsplatz </li> <li> Attraktive und leistungsgerechte Vergütung </li> <li> 30 Tage Urlaub im Jahr sowie Weihnachten und Silvester frei </li> <li> Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, z.B. durch unsere Konzern-Akademie </li> <li> Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge </li> <li> Betriebliches Gesundheitsmanagement, z.B. Gesundheitstage </li> <li> Sicherheit und Entwicklungsperspektiven im Umfeld eines Großkonzerns mit der Möglichkeit einer langfristigen Zusammenarbeit </li> <li> Bewerbung von Menschen mit Behinderung ausdrücklich erwünscht. </li> <li> Bitte haben Sie Verständnis, dass sich unsere Rückmeldung aufgrund der bevorstehenden Feiertage etwas verzögern kann. Im neuen Jahr melden wir uns schnellstmöglich bei Ihnen. </li> <li> Wir benötigen bei der Stellenbesetzung keine Unterstützung von Personaldienstleistern. </li> <li> Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! </li> <li> Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten </li> <li> Parkplatz </li> <li> Kostenlose Getränke </li> <li> Wettbewerbsfähige Vergütung </li> <li> Mitarbeiterrabatte </li> <li> Flexible Arbeitszeiten </li> <li> Tarifvertrag </li> <li> Home Office </li> <li> Gesundheitsförderung </li> <li> Mitarbeiterevents </li> <li> Company Bike </li> </ul><br><br><br>Julia Lübeck
Bunsenstraße 2
72622 Nürtingen
+49 711 782 382 46<br><br>Hummel Systemhaus GmbH

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

THOST ist eines der führenden deutschen Unternehmen im Projektmanagement. Von unseren Standorten im In- und Ausland steuern wir komplexe Projekte in den Bereichen Immobilien, Mobilität, IT, Anlagenbau, Infrastruktur und Energie. Mit unserer breit gefächerten Expertise im Projektmanagement betreuen wir nationale und internationale Industriekunden sowie öffentliche und private Investoren.
Projekte sind unsere Welt!
Als Arbeitgeber*in ist uns Inklusion und Integration ein wichtiges Anliegen. Schwerbehinderte (m/w/d) und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen finden bei gleicher Eignung besondere Berücksichtigung.<h2>Profil</h2><ul> <li> Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung </li> <li> Mind. 2 Jahre Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich (z.&nbsp;B. als Assistent*in, Sekretär*in, Teamassistent*in, Office Manager*in oder vergleichbar) </li> <li> Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel und Power Point) </li> <li> Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse </li> <li> Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit </li> </ul><h2>Aufgaben</h2><ul> <li> Eigenverantwortliche Organisation des Standortsekretariates </li> <li> Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen, Angeboten und Berichten </li> <li> Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Protokollführung </li> <li> Organisation und Verwaltung von Büromaterialien </li> <li> Vor- und Nachbereitung von externen sowie internen Terminen und Besprechungen </li> <li> Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, Meetings und Events </li> <li> Pflege von Datenbanken (z.&nbsp;B. Einkauf, CRM) </li> <li> Unterstützung bei Akquise Tätigkeiten </li> <li> Rechnungslegung </li> </ul><h2>Wir bieten</h2><ul> <li> Ergonomische und moderne (non-territoriale) Arbeitsplätze mit einer modernen IT-Ausstattung, die mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten (inkl. Home-Office) ermöglichen </li> <li> Umfangreiches Gesundheitsmanagement inkl. betrieblicher Zusatzkrankenversicherung, Zuschuss zum Fitness-Studio, frisches Obst u.&nbsp;v.&nbsp;m. </li> <li> Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub im Jahr zzgl. Sonderurlaubstage </li> <li> Zusätzliche Leistungen (wie 13. Monatsgehalt, Zuschuss zur Kinderbetreuung u.&nbsp;a.) </li> <li> Ausgeprägte Team-Atmosphäre innerhalb unseres Familienunternehmens </li> <li> Ein umfassendes Mobilitätskonzept (z.&nbsp;B. Zuschuss zum ÖPNV, JobRad / Firmenfahrrad etc.) </li> <li> Ganzheitliche Klimaschutzpolitik </li> </ul><br>Ausführliche Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens finden Sie in unserer  Datenschutzerklärung .<br><br>Bewerbungs-Hotline: +49 7231 1560-888
Bewerbungs-E-Mail: <a href="mailto:karriere@thost.de" target="_blank">karriere@thost.de</a>
Bewerbungs-Infos: <a href="http://www.thost.de/karriere" target="_blank">www.thost.de/karriere</a>
THOST Projektmanagement GmbH
Villinger Straße 6 | 75179 Pforzheim<br><br>THOST Projektmanagement GmbH

4 Administration und Verwaltung, Assistenz Jobs